środa, 31 grudnia 2014

Postanowienia noworoczne- Jak w końcu je spełnić?

         Nowy rok jest dobrym pretekstem na zapoczątkowanie zmian w swoim życiu, przeanalizowanie przeszłości i zrobienie kroku w przód. Zapewne i w tym roku facebook będzie przeciążony postami w stylu "biorę się za siebie, nowe postanowienia!", a blogi będą raczyć nas podsumowaniami roku poprzedniego oraz planami na kolejny. Nie jestem inna, też robię co roku listę rzeczy, które chcę spełnić w ciągu nowiutkich 365 dni, które są przede mną. Tylko nie zawsze się to udaje. A dlaczego?
Przez pierwszy miesiąc idzie zadziwiająco dobrze, czasem nawet ta dobra passa trwa dwa miesiące. I co potem? Rzeczywistość. Brak czasu, chęci, zła pogoda, praca lub po prostu skleroza. Drugi podstawowy błąd to często nierealne zamierzenia lub zbyt dużo na raz. Postanowienia mają coś zmienić w naszym życiu, a nie dołować, bo znów się ich nie przestrzegało.

"Życie to jest to co się wydarza, kiedy my jesteśmy zajęci planowaniem naszego życia."
~ John Lennon

Tworzenie list i harmonogramów ma nam upraszczać życie i planowanie codziennych obowiązków. Listy mają nam ułatwiać życie, a nie je utrudniać. Są jak pomoce naukowe, dzięki którym łatwiej zrozumieć przyswajaną wiedzę z nudnych podręczników. Dobrze je robić, mieć i w miarę przestrzegać, ale równocześnie nie wolno zamienić się w ich niewolnika.
Dobrym narzędziem jest kalendarz, który niestety po jakimś czasie zaczyna nas frustrować. Nagle zbiera się tyle niewykonanych zadań, które wciąż przekładamy na dzień kolejny. A gdy już pojawia się coś niespodziewanego, mamy wrażenie, że nasz misterny plan działania się rozpada. I znów poczucie winy, rozpacz i powrót do starych nawyków. Ale czy można jakoś inaczej? Okazuje się, że tak.

Getting Things Done- Doprowadzenie rzeczy do końca to popularna metoda organizacji wymyślona przez Davida Allena. Odkrył on bardzo ważną rzecz: większość z nas zajmuje się planowaniem czasu, ale przecież nie mamy wpływu na czas. On upływa mimo nas i nie można go cofnąć czy zatrzymać. Nie ma więc sensu planowanie czasu. Możemy jednak planować to na co mamy wpływ- czyli nasze działania.
Celem metody GTD jest zwolnienie z pamiętania wszystkich planów i obowiązków na raz, a jednocześnie zachowanie wysokiej produktywności w pracy i życiu osobistym.
Czas- start.

1. Tworzymy zakładki (kolumny, sekcje itp.). Pierwsza z nich to SKRZYNKA ODBIORCZA. Zapisujemy tu wszystkie nowe sprawy, rzeczy, które zaprzątają naszą uwagę, marzenia, cele. Wstępnie bez segregacji. Nie martw się, jeśli o czymś zapomniałaś, zawsze można to dopisać później.
2. 1. Drugi etap: Analiza i segregowanie. Przy każdej pozycji ze SKRZYNKI ODBIORCZEJ zadaj sobie pytanie: Czy muszę coś z tym zrobić? Jeśli odpowiedź brzmi nie, to mamy trzy wyjścia.
a) ARCHIWUM- wrzucamy tam wszystko to co jest ważne i może się przydać: rachunki, paragony, FV
b) KOSZ - wszystko co nie jest ważne, a po wyrzuceniu wykreślamy zapis na liście.
c) KIEDYŚ/ BYĆ MOŻE- np. chcę nauczyć się grać na gitarze, ale teraz nie mam pieniędzy na instrument. Sprawa dla mnie ważna, ale odłożona na później.
2.2. Nadal trwa Analiza i segregowanie, tyle, że tym razem pozycja ze SKRZYNKI ODBIORCZEJ wymaga działania. Tutaj też mamy kilka opcji.
a) 5 MIN. - coś jak zasada dwóch minut. Jeśli wykonanie danej czynności z naszej listy zabierze nam nie więcej niż pięć minut, należy ją wykonać od razu. Np. opłacenie rachunku za telefon, odpisanie na e-mail.
b) ODDELEGOWANIE- nie wszystkie czynności musimy wykonywać sami. Jeśli jest ktoś komu możemy powierzyć wykonanie danego zadania- zróbmy to.
3. Po wstępnej analizie przyszedł czas na PROJEKTY I ZADANIA, która stanowi drugą zakładkę. Znajdują się tu projekty, do których realizacji potrzeba kilku lub kilkunastu działań. Np. wakacje 2015. Niektórym wystarczy zapisane hasło, inni potrzebują rozpisać plan wyjazdu wraz z zakupem biletów czy rezerwacją noclegu.
4. Kolejna zakładka to NAJBLIŻSZE DZIAŁANIA, np. rodzinna narada, podczas której zdecydujemy się na cel wyjazdu wakacyjnego. Ważne, aby planować tylko najbliższe działania, bo na kolejne przyjdzie czas, gdy wykonamy to pierwsze. Nie ma co zarzucać się stu punktową listą do wykonania.
       Na co dzień pracujemy z LISTĄ DZIAŁAŃ. Wielu z nas pokusi się zapewne o segregowanie tych zadań na ważne i mniej ważne, ale David Allen uważa, że jest to niepotrzebne. Tak naprawdę wiemy co stanowi priorytet, a co można wykonać później. A oprócz priorytetu decydujące kryteria wyboru zadań to kontekst, dostępny czas i dostępna energia. Gdy pracujemy na komputerze, załatwiamy jak najwięcej spraw, do których jest on potrzebny. Gdy jesteśmy w galerii handlowej- robimy zakupy. W domu zajmujemy się sprawami prywatnymi itd.
Ważnym elementem GTD jest analiza. David Allen mówi, że przynajmniej raz w tygodniu powinniśmy dokonać przeglądu list, wykreślić rzeczy zrealizowane i dopisać nowe. I ta systematyczność jest właśnie najtrudniejsza.
Metoda GTD nie ogranicza się tylko do bezpośrednich działań. Allen zaleca spisanie celów w perspektywie najbliższego roku, pięciu lat, a także całego życia. Jasne sformułowanie celów uświadomi nam do czego dążymy i pomoże w dokonywaniu codziennych decyzji tak, by przybliżyć nas do zrealizowania celów długoterminowych.